Архив форума

Добрый день, коллеги.
 
Прошу вас помочь в решении вопроса: "Кто должен контролировать правильность оформления сопроводительных документов?"
В компании работа по выписке сопроводительных документов на отгрузку поставлена следующим образом:
1. Менеджер составляет накладную.
2. Оператор распечатывает комплект документов по факту приезда клиента и передает их ему.
3. На складе (кладовщик, учетчица) проводят тотальную проверку всех сопроводительных документов (правильное оформление доверенности, полный ли комплект документов, соответствие подписей и т.д.)
сотрудники склада тратят уйму времени на эту проверку, а потом, например, выясняется, что подпись на доверенности не соответствует подписи на накладной.
Подскажите, пожалуйста, где и как должны оформляться сопроводительные документы и кто должен этот процесс контролировать и нести ответственость? Межет есть какие-либо документы рагламентирующие этот процесс.
Буду всем очень признателен за предоставленную информацию.

Приветствую, Сергей.
Я с вами согласен, что каждый менеджер должен координировать и контролировать своего клиента. к сожалению дело не только в проверке подписи, но и в наличии доверенности, документа удостоверяющего личность и т.д. На данный момент сотрудники склада ведут двойной контроль, сотрудник отдела учето ТМЦ и кладовщики (проверка двойная). просто были случаи когда клиенты прокидывали менеджеров по поддельным документам и после этого решили функцию контроля возложить на сотрудников склада, которые и так зашиваются. Проделано это было до меня и когда я это увидел, моему удивлению и негодованию небыло предела.
Если Вас не затруднит предложите какую-либо схему решения этой проблемы.
PS
Отдел продаж категорически отказывается возвращать себе эту функцию (проверки документов), то есть отказывается работать со своими клиентами. Что делать?

Все понятно.
Теперь более подробно:
1. Менеджер "ваяет" накладную и выписывает счет клиенту (клиент в офисе покупает за нал). после оплаты накладная появляется в складской программе и сотрудники склада распечатывают упаковочный лист, по которому комплектуется заказ и производится отпуск товара клиенту. Оператор выписывает клиенту комплект сопроводительных документов (Наряд на отгрузку, Товарные накладные-2 экз., счета-фактуры) и проверяет доверенность с документом удостоверяющим личность. Вес ОК. Клиент с комплектом докумен идет на склад, где сотрудник отдела учета ТМЦ проверяет документы (дублирует оператора) и передает кладовщику. кладовщик отпускает товар, расписывается в накладных и подписывает их у клиента (часто подписи в доверенности и в накладных не совпадают).
2. Примерно такие же действия при оплате за без нал., одно отличие - заказ не начинает комплектоваться до тех пор, пока клиент не оплатит товар по счету.
 
К сожалению СБ у нас нет, а мат ответственные могут быть сами причастны к хищениям (вы уже упоминали).
Меня интересует система штрих-кодирования накладных, Вы можете дать более подробную информацию как эта система работает? Буду очень признателен!

Проверку подписей на доверенностии в накладной вменили в обязанности кладовщика, а два других сотрудника проверяют соответствие данных указанных в доверености данным в документе удостоверяющем личность, к примеру паспорт.
 
Накладные с индивидуальным штихкодом - это реальный выход из положения. Более подробной информацией вы не владеете? С системой штрих-кодирования накладных я знаком видел как работает, но не знаком со всеми подробностями. может быть есть какое-нибудь техническое задание, при помощи которого писалась и внедрялась данная система в базе.

Приветствую Вас, Леонид.
Все мои искания по данному вопросу начались после письма менеджера по продажам. Цитата:
"Прошу снять с меня долг за накладную ( в накладной и доверенности  не соответствуют подписи), и повесить долг на склад".
     По моему мнению предложение Николая необосновано по причине:
1. Категорически не правильно перекладывать "проблему" на склад, Пример, как сотрудники склада смогут сверить подписи, если иногда бывает, что клиенту товар отпускается вообще без доверенности под ответственность менеджера или без паспорта по водительскому удостоверению или другому документу, тоже под ответственность менеджера. В таких случаях менеджер берет на себя ответственность за доверенность, но не гарантирует соостветствие подписей, так как не видит подписи в доверенности. Тогда как может сделать это кладовщик, тоже под большим вопросом. По моему мнению, не достаточно четко менеджерами ведется работа с клиентами (если клиенты приезжают без доверенносте, без паспорта и т.д.). Необходимо сперва решить эту проблему, как вариант может быть создание четкой и корректной инструкции для клиента, которую тот должен соблюдать.  
     Случаи подделки сопроводительных документов и документов удостоверяющих личность. С такой проблемой сталкивались во всех компаниях и вариантов решения проблемы несколько:
1. Переложить всю ответственность на склад: кладовщиков и сотрудников отдела учета ТМЦ, как один из вариантов, но в этом случае необходимо определиться с ответственным. по моему мнению должен быть один человек с которого необходимо спрашивать (или одна должность, если несколько сотрудников), два или более ответственных говорит о том, что за документы никто не отвечает. Сотрудники склада штрафуются в геометрической прогрессии, что соответственно вызывает недовольство и возмущение. Чем больше функционала возлогать на сотрудника, тем менее качественно он будет выполнять непосредственную свою задачу. Я уже указывал в письме, что основанием для отгрузки, передачи мат. ответственности кладовщиком клиенту являются сопроводительные документы с подписью нашего сотрудника и печатью Компании.
2. Вариант № 2. На предыдущих местах моей работы, работа с документами была постороена следующим образом.
Клиент приходил в офис, оплачивал товар, а менеджер выписывал Наряд на отгрузку ставил печать и подпись.
Клиент приходил на склад, оператор распечатывал 2-ой экземпляр наряда на отгрузку и отдавал кладовщику. У клиента он (оператор) брал доверенность и документ удостоверяющий личность. Кладовщик отгружал товар, клиент проверял (Все "ОК") вместе с клиентом они подходили к операторскому окошку и оператор выдавал комплект документов, где соответственно расписывались и кладовщик и клиент, предварительно сверив все документы и сделав ксерокопию паспорта. Сверкой подписей занимался оператор, который относился к отделу продаж и полностью отвечал за правильное оформление документов. Территориально операторы находились на складе.
3. Для предотвращения сговора и поддлеки сопроводительных документов большинство компаний переходит на систему штрих кодирования накладных. Программой автоматически присваивается произвольный штрих-код, который распечатывается на упаковочном листе, наряде на отгрузку и в товарной накладной. Данная схеме упрощает и облегчает, как контроль за документами (исключение подделок), так и саму работу склада. Доп. оборудование: сканер штрих-кода, монитор, мышь. При получении упаководного листа, комплектовщик сканирует штрих-код, указывает Ф.И.О. исполнителя и меняет статус накладной на "Сборка". По завершении сборки и проверки кладовщик делает все тоже самое и меняет статус на "Ож. погрузки". При появлении клиента на складе кладовщик сканирует товарную накладную или наряд на отгрузку (во избежание подделки) и если система дает добро, то приступает к отгрузке. Далее все согласно пункта № 2. по завершении отгрузки все тоже самое, только изменение статуса на "Отгружен".
 
Мое мнение, необходимо менять систему работы с документами и назначать "одного" (сейчас 4-ре человека, разные должности) ответственного за правильное оформление документов (оператор/ы). Дополнительная нагрузка на склад отнимает время у сотрудников склада и приводит к ошибкам при отгрузке.
Коллеги, было бы интиересно ваше мнение по поводу моих соображений.

Добрый день, Андрей.
Я с Вами полностью согласен. Схема должна быть простой и работать идеально, но-о-о?
1. В компании очень тесные родственные отношения: Ген. директор и начальник отдела продаж и т.д., поэтому продажи под серьезной опекой и защитой.
2. Компания стремится создать максимально комфортные условия для клиента, но в тоже время не прощелкать отгрузку на лево.
3. Менеджеры по продажам сидят на хороших процентах, поэтому и получается клиентов отгружаем под честное слово менеджером, а за косяки отвечает склад.
4. В итоге 3-ной контроль за документооборотом с вытекающими последствиями для склада и клиентов, прежде чем клиент загрузится у него 4-5 раз проверят все документы, как на "секретном объекте".
 
В такой вот нелегкой ситуации и приходится выкручиваться и изобретать новые способы работы с документами.
 
PS
Вне всяких сомнений для того, чтобы система работала потребуется "наведение порядка" в отделе продаж. Есть Инструкция, регламентирующая данный участок, но она написана для и с учетом пожеланий отдела продаж.