3.
Договором во внешней торговле выступает обычно проформа-инвойс. В проформе вместе с указанием товара, его цены, указываются сроки и условия поставки. Как правило, условия поставки указываются в соответствии с Incoterms. Самое распространённое для Европы (по моей практике) условие - EXW. То есть отгрузка совершается поставщиком со склада, указанного после EXW. Обычно склад поставщика при фабрике, в вашем случае при теплице

Экспортным оформлением груза занимается покупатель.
Если вас устраивают условия - проформу подтверждаете. Иногда, если проформа не оспорена покупателем в течение определенного срока, она подтверждается автоматически. Такое условия пишут в проформе же.
По факту отгрузки выставляется счёт - invoice. Там тоже указываются условия отгрузки, но уже без сроков.
4.
Доставка осуществляется в соответствии с договоренностями с поставщиком. Чтобы не мучаться с дебильным российским законодательством в области внешней торговли, рекомендую воспользоваться услугами компании-экспедитора и таможенного брокера. Откроете yellowpages.ru - там их тьма в разделе "Таможенные услуги". Обычно те, кто оформляет, имеют договоры с кучей перевозчиков. Так же справедливо обратное: те, кто перевозит, могут рекомендовать кучу тех, кто оформляет. Также сотрудничество с экспедитором снимает с вас головную боль по организации доставки товара.
При звонке экспедитору вас спрашивают что, откуда, когда и куда везти, условия отгрузки, весогабариты, требования к перевозке. Опытные экспедиторы обычно сами знают, какие условия транспортировки для каких грузов требуются. Но всё равно должны спросить об условиях вас - вдруг у вас какие-то дополнительные условия.
Повезут ваши луковицы тюльпанов скорей всего самолетом. Хотя зависит от количества. Если совсем мало - трудно будет найти тех, кто подпишется на такую работу. Просто количество головной боли всегда одинаково большое и никак не зависит от количества товара. От последнего зависит только величина выплат государству. Соответственно, если у вас мало тех луковиц, вам сложно будет кого-то уговорить. Хотя как повезет - не теряйте оптимизма
Толковые экспедиторы обычно не боятся указывать, какую премию за свою работу они берут. Очень помогает отслеживать остальные параметры эффективности их работы - сколько они платят перевозчикам и какие выплаты государству. Если ребята эффективные - то и платишь им с удовольствием за качественную работу.
Если же вам хочется помучаться с оформлением внешнеторгового контракта и паспорта сделки, заплатить за всё государству по-максимуму - то можете ввезти самостоятельно.
5.
Лучше работать с российской компанией-экспедитором. Они очень хорошо "знакомы с особенностями внешнеэкономической деятельности в России". Благодаря им жители этой страны могут покупать по приемлемым (а не заоблачным, как автомобили, например) ценам необходимые товары. Российская же компания-экспедитор сама подберет перевозчика исходя из требований срока и цены. Они работают как с иностранными, так и с российскими перевозчиками. У вас на этот счёт вообще голова не будет болеть. Зато пинать экспедитора за нерадивого перевозчика - ваше полное право, и даже святая обязанность
Про ответственность. При условиях отгрузки EXW ответственность за риск потери/повреждения товара переходит в момент отгрузки. То есть, как только груз коснулся пола прицепа - он ваш. Если в этот момент грузовик провалится в тартарары - это будет ваша потеря, а не поставщика. Соответственно в момент касания груза пола транспортного средства ответственность за товар берет на себя перевозчик. Представитель перевозчика обязан подписаться под количеством грузовых мест, которое было загружено. Подразумевается, что отправитель грузит товар, упакованный надлежащим образом для данного вида перевозки. Плохому перевозчику будет пофиг, что в прицеп автомашины навалят куриные яйца россыпью. Хорошему - нет, он скажет, что поставщик обалдел и будет звонить своему хозяину, тот своему нанимателю, то есть экспедитору, тот - заказчику, то есть вам, и говорить, что ваши поставщики обалдели - грузят яйца россыпью. Дальше вы принимаете решение - нормально или поставщик реально обалдел. Соответственно договариваетесь об ограничениях ответственности экспедитора.
Так вот, с момента свершившейся отгрузки перевозчик отвечает за товар перед своим нанимателем - то есть экспедитором. Который, в свою очередь, отвечает за товар перед своим нанимателем, то есть перед вами. Если вы, сообщив экспедитору все условия перевозки, получаете некондиционный товар - смело его пинайте. Экспедитор будет пинать перевозчика, и вместе вы придете к консенсусу. Экспедитор, к счастью, очень дорожит своей репутацией. Потому что в отсутствие правовой среды репутация является очень значительным активом.
Удачи